Od lipca prostsza droga do zasiłku z ZUS i od pracodawcy

Od 1 lipca 2026 r. zasady składania wniosków o zasiłki z ubezpieczenia społecznego stają się prostsze, a sposób przekazania dokumentów zależy od tego, kto wypłaca świadczenie: ZUS czy płatnik składek.

Kto wypłaca zasiłek i od czego to zależy

Przy zasiłkach z ubezpieczenia chorobowego kluczowe znaczenie ma liczba osób zgłoszonych przez płatnika do tego ubezpieczenia. Jeśli jest ich więcej niż 20, to właśnie płatnik składek ustala prawo do świadczenia, wylicza jego wysokość i przekazuje pieniądze.

W pozostałych przypadkach zadania te przejmuje ZUS. Niezależnie od liczby ubezpieczonych, świadczenia za okres po ustaniu ubezpieczenia zawsze wypłaca ZUS - tak wynika z informacji przekazanych przez Katarzynę Krupicką, regionalną rzeczniczkę prasową ZUS województwa podlaskiego.

Jak złożyć wniosek do pracodawcy

Jeżeli zasiłek wypłaca płatnik składek, wniosek trafia najpierw do niego. Osoba ubezpieczona może złożyć go w formie tradycyjnej, czyli pisemnie z własnoręcznym podpisem, albo elektronicznie.

Nowe rozwiązania pozwalają przekazać dokument także przez wewnętrzne narzędzia używane przez pracodawcę, w tym pocztę elektroniczną lub system kadrowo-płacowy. Dopuszczalne jest również przesłanie skanu dokumentu. Na tej podstawie płatnik ustala prawo do zasiłku i jego wysokość.

• wersja papierowa z podpisem własnoręcznym,
• wersja elektroniczna przez system pracodawcy lub e-mail,
• skan dokumentu jako załącznik.

Wniosek do ZUS: papier albo elektronicznie

Inaczej wygląda procedura wtedy, gdy zasiłek wypłaca ZUS. Wniosek można złożyć w zwykłej formie papierowej albo elektronicznie: przez PUE/ eZUS lub na adres do doręczeń elektronicznych.

Dokument elektroniczny musi być podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym, podpisem osobistym albo podpisem udostępnionym przez ZUS. Dzięki temu elektroniczna ścieżka ma taką samą moc jak tradycyjny dokument papierowy.

Co dzieje się z dodatkowymi dokumentami

W wielu sprawach sam wniosek nie wystarczy. Jeśli do przyznania i wypłaty zasiłku potrzebne są także inne dokumenty, mogą one zostać złożone jako oryginały, kopie potwierdzone za zgodność z oryginałem albo elektroniczne kopie, na przykład skany.

Jeżeli wniosek o zasiłek opiekuńczy trafi do pracodawcy lub zleceniodawcy, który nie wypłaca zasiłków, ma on obowiązek przekazać go do ZUS. Może to zrobić papierowo albo jako załącznik do dokumentu elektronicznego wysłanego choćby przez portal eZUS. Gdy dokumenty trafią do ZUS elektronicznie, nie trzeba dosyłać papierowych wersji.

Dlaczego ta zmiana ma znaczenie dla mieszkańców

Uproszczenie procedur oznacza mniej formalności w sprawach, które dla wielu osób są pilne i wymagają szybkiego działania. Dotyczy to zwłaszcza sytuacji związanych z chorobą, opieką nad bliskimi i czasową utratą prawa do wynagrodzenia.

Nowe zasady są ważne także dlatego, że porządkują obieg dokumentów między ubezpieczonym, pracodawcą i ZUS. Mieszkańcy zyskują więcej sposobów składania wniosków, a instytucje mają jaśniej określone obowiązki.

Po 1 lipca 2026 r. osoby ubiegające się o zasiłek będą mogły korzystać z prostszej ścieżki składania dokumentów, a w wielu przypadkach cała procedura zostanie ograniczona do jednej elektronicznej wysyłki. Najważniejsze pozostaje jedno: trzeba sprawdzić, czy świadczenie wypłaca pracodawca, czy ZUS, bo od tego zależy właściwy adresat wniosku.